Co je krizový management – Jak se připravit na nečekané situace?

Když ve firmě nastane nečekaná krizová situace, je potřeba jednat rychle, ať už jen vypadne elektřina nebo dojde třeba k požáru. Bezpečnostní tabulky, ochranné pomůcky a dobře zpracovaný krizový plán. To všechno může někomu zachránit život, proto je nezbytné nepodcenit krizový management a připravit se na všechny možné situace. V tomto článku si vysvětlíme, co je krizový management, k čemu je dobrý, na co nezapomenout v krizovém plánu a jak krizovým situacím předcházet.

Co je to krizový management

Krizový management je řízení, které je zaměřeno na zvládání krizových situací, mimořádných událostí a nebezpečí, jako je třeba výpadek elektřiny, kybernetický útok, výpadek systému a samozřejmě také možné přírodní katastrofy, technické havárie, zdravotní krize nebo jiné nepředvídatelné události, které mohou ohrozit provoz firmy a bezpečnost zaměstnanců či veřejnosti. Hlavním cílem krizového managementu je těmto situacím předejít a v případě, že nějaká nastane, mít připravený krizový plán, podle kterého se bude postupovat, což má zabránit vzniku škod.

Krizový management v praxi

Krizový management se používá vždy, když je potřeba rychle a efektivně reagovat na nepředvídatelnou událost. Jeho hlavním cílem je minimalizovat škody, obnovit normální chod firmy co nejrychleji a ochránit zaměstnance i zákazníky pomocí krizového řízení. Pro jednotlivé druhy pracovišť má každá firma krizový plán, podle kterého se při mimořádných událostech řídí chod firmy i zaměstnanci.

Co je krizový plán a jaké jsou jeho druhy

Základním stavebním kamenem krizového managementu je krizový plán. To je dokument, který slouží pro krizové řízení jako podrobný návod pro danou firmu a pracoviště a je v něm uvedeno, jak postupovat v případě krizové události. Pomáhá organizaci zvládnout neočekávané události s minimálními škodami a co nejrychleji se vrátit k běžnému provozu. 

Druhy krizových plánů

Protože každé pracoviště vyžaduje jiné postupy a hrozí mu jiná rizika, bude se od sebe lišit například krizový plán pro kancelář nebo výrobní provoz.

• Krizový plán pro kancelář: Přestože kancelář je považována za bezpečné pracoviště, i tam může dojít k nečekaným událostem od požáru až po kybernetický útok. Krizový plán by měl obsahovat postupy pro evakuaci, kontakty na odpovědné osoby a instrukce pro obnovení IT systémů.
• Krizový plán pro prodejní místa: Prodejní místa čelí specifickým rizikům, jako jsou krádeže, vandalismus nebo konflikty se zákazníky. Plán by měl zahrnovat bezpečnostní opatření, postupy pro nouzové situace a také školení pro zaměstnance na zvládání stresových situací a komunikaci se zákazníky.
• Krizový plán pro vzdělávací instituce: Ve školách a univerzitách je třeba myslet na bezpečnost studentů i personálu. Krizový plán by měl pokrývat situace jako požár, útok na školu nebo přírodní katastrofa. Součástí plánu by měla být pravidelná školení a cvičení evakuace, stejně jako jasné značení únikových cest.
• Krizový plán pro zdravotnická zařízení: Nemocnice a zdravotnická zařízení čelí rizikům spojeným s epidemií, technickými poruchami nebo výpadky dodávek léků. Krizový plán musí zajistit náhradní zdroj energie, neustálou péči o pacienty, bezpečnost personálu a dostatečné zásoby léků a zdravotnického materiálu.
• Krizový plán pro výrobní provozy: Ve výrobních provozech hrozí rizika spojená s úrazy, technickými poruchami nebo chemickými haváriemi. Plán by měl zahrnovat evakuační postupy, bezpečnostní opatření a školení zaměstnanců.

5 tipů, co musí obsahovat krizový plán

Každý krizový plán by měl obsahovat několik důležitých informací, jako možná rizika, postupy pro zvládnutí konkrétních událostí, určené zodpovědné osoby a další. Abyste ve svém krizovém plánu na nic nezapomněli, máme pro vás základní body, na které se zaměřit.

1. Identifikace možných rizik: Každá firma a pracoviště má specifická rizika, která se liší v závislosti na jejím oboru, umístění a typu činnosti. Všechna možná rizika je důležité zahrnout do krizového plánu spolu s návodem jak postupovat. Například výrobní závod může čelit riziku chemických havárií, zatímco IT firma se musí připravit na kybernetické útoky.
2. Postupy pro krizové řízení: Tyto postupy by měly být jasně a přehledně popsány, aby je mohl snadno pochopit každý zaměstnanec. Plán by měl zahrnovat kroky, které je třeba podniknout okamžitě v krizové události, kterou je například evakuace budovy, kontaktování krizového týmu nebo první pomoc zraněným.
3. Kontakt na odpovědné osoby: V krizové situaci je důležité mít rychle po ruce veškeré kontakty a telefonní čísla na hasiče, policii a zdravotnickou pomoc. V rámci firmy by měly být určeny také osoby odpovědné za jednotlivé aspekty krizového managementu, jako je komunikace s médii, koordinace evakuace nebo technická podpora, které mají za úkol krizové řízení.
4. Evakuační plány: Součástí pracoviště i krizového plánu musí být označení únikových cest, k čemuž slouží bezpečnostní tabulky. Zároveň by zaměstnanci měli být pravidelně školeni nejen o bezpečnosti, aby věděli, kde jsou únikové východy, jak se k nim dostat a jak postupovat při evakuaci.
5. Postup pro obnovu provozu firmy: Součástí krizového plánu je nezbytný také postup pro obnovu provozu firmy po skončení krizové situace. Ten může zahrnovat například obnovu IT systémů, kontrolu poškozeného zařízení, zajištění náhradního pracoviště a další.

Krizový plán by měl být pravidelně revidován a aktualizován na základě nových rizik, změn v organizaci nebo zpětné vazby z krizových cvičení. Jen tak může zůstat efektivní a připravený na jakoukoliv krizovou situaci.

Jak předcházet krizové situaci

Nejlepší krizový management je prevence a předcházení krizových situací na pracovišti. Samozřejmě jsou činnosti, které můžeme udělat proto, abychom se krizové situaci vyhnuli, jako třeba pravidelná kontrola přístrojů, používání ochranných pracovních pomůcek, apod.,  ale přírodním katastrofám nebo útokům se prevencí nevyhneme. Navíc každý druh pracoviště má svá rizika, někde je jich více, jinde zase méně. Co všechno můžeme udělat, abychom krizovým situacím předešli?

Údržba přístrojů a pravidelné revize

Pravidelná údržba přístrojů a zařízení je základ a jeden z nejdůležitějších kroků pro prevenci krizových situací na pracovišti. Každé zařízení, ať už se jedná o kancelářskou techniku, výrobní stroje nebo zdravotnické vybavení, vyžaduje pravidelnou kontrolu a údržbu, aby bylo zajištěno jeho bezpečné a efektivní fungování a nedošlo nejen ke zranění zaměstnanců, ale také aby nemusela být ohrožena výroba nebo chod firmy. Pravidelná údržba zahrnuje:

• Pravidelné kontroly a servis: Plánování a provádění pravidelných servisních prohlídek a technických kontrol zajistí, že všechna zařízení jsou v dobrém stavu a případné závady jsou odhaleny a opraveny včas. Například pravidelné kontroly elektrických rozvodů mohou předejít vzniku požárů způsobených zkraty.
• Preventivní údržba: Preventivní údržba zahrnuje výměnu opotřebovaných dílů, aktualizaci softwaru nebo čištění zařízení. V případě poruchy nebo problému je potřeba ihned vše nahlásit a předat k opravě. Například v průmyslovém provozu může pravidelná výměna filtračních systémů zabránit znečištění pracovního prostředí.
• Dokumentace a záznamy: Vedení dokumentace o provedených kontrolách a údržbách je důležité pro sledování stavu zařízení a plánování budoucích kontrol.

Ochranné pomůcky na pracovišti

Ochranné pracovní pomůcky jako pracovní oděv, správná obuv, ochrana hlavy atd. jsou základ pro bezpečnost zaměstnanců. Tyto pomůcky chrání pracovníky před různými riziky, jako jsou chemické látky, hluk, prach, mechanické úrazy nebo infekční materiály. Jaké ochranné pomůcky patří k nejpoužívanějším?

• Ochrana dýchacích cest: Dýchací cesty zaměstnanců jsou ohroženy nejvíce na pracovištích, jako jsou stavby, zdravotnické zařízení a chemický průmysl. Proto je nezbytné chránit dýchací cesty před vdechnutím škodlivých látek, a to hlavně respirátory, rouškami, celoobličejovými maskami a dalšími ochrannými pomůckami.
• Ochrana zraku: Poškození zraku může být velmi vážné a ne vždy jde vyléčit. V prostředích, kde hrozí nebezpečí vniknutí prachu, střepin, chemikálií nebo silného UV záření, je opravdu nezbytné používat ochranné pomůcky na oči, jako jsou různé typy brýlí například do dílny, do zdravotnických zařízeních nebo do průmyslového provozu.
• Ochrana sluchu: Pro dobrý pracovní výkon mnoho lidí potřebuje klidné a tiché prostředí, které na mnoha pracovištích nejde vždy zajistit. Proto pracovníci ve stavebnictví, letištích nebo průmyslu využívají pomůcky pro ochranu sluchu, jako jsou protihluková sluchátka, špunty do uší nebo jiné zátkové chrániče sluchu.

Školení zaměstnanců

Každá firma je zodpovědná za bezpečné pracoviště a za krizový management. Školení zaměstnanců o bezpečnosti na pracovišti může pomoci předejít nejen pracovním úrazům, ale také krizovým situacím. Proto je dobré mít ve firmě krizového manažera nebo tým, který je školený na pro krizové řízení. Pravidelná školení o bezpečnosti práce, krizovém managementu a první pomoci zajistí, že zaměstnanci budou vědět, jak se chovat v případě nouze, aby věděli, jak při krizové situaci postupovat, jaký je postup při evakuaci nebo poskytnutí první pomoci.

Pro úspěšné školení je důležité mít vhodné vybavení, jako jsou tréninkové lékárničky, hasicí přístroje nebo evakuační plány a také dostatek poznámkových bloků, papíru a dalších kancelářských potřeb, aby vaši zaměstnanci na nic nezapomněli. 

Značení únikových východů a bezpečnostní tabulky

Jasné a přehledné značení únikových východů a umístění bezpečnostních tabulek může někomu zachránit život. Správné značení pomáhá zajistit plynulé opuštění budovy a pomáhá také snížit paniku během krizové situace. Bezpečnostní značení musí být jasně viditelné a umístěné na strategických místech. Únikové východy, hasicí přístroje, lékárničky a další důležité body musí být označeny tak, aby je bylo snadné najít i v případě snížené viditelnosti. Značení by mělo být také pravidelně kontrolováno při případných změnách.