Uspořádejte perfektní přednášku či konferenci! Jak na to?

Ať už jste malá nebo velká firma, teprve s podnikáním začínáte nebo už jste zkušený hráč, vyskytnou se situace, kdy se neobejdete bez plánování a organizování. Je jedno, jestli půjde o porady pracovního týmu, přednášku, seminář či konferenci. Na co se zaměřit, na co nezapomenout a jak vůbec s přípravou začít? Tajemství úspěchu je plánovat jako profesionál! Sepsali jsme pro vás jednoduchý návod, jak vše skvěle připravit a nenechat se ničím zaskočit.

Krok jedna – příprava témat a programu prezentace

Nejprve si připravte strukturu přednášky či konference. Ujasněte si, co vlastně chcete říci a pak se toho držte. Struktura by měla být jasně daná a stručná. Kromě začátku, konce a dvou až tří důležitých bodů obsahu, by měla mít jasné téma a především cíl, tedy to, proč jsou posluchači tady a co si mají odnést. Myslete na to, že cíl je nejdůležitějším bodem přednášky. Pokud v tom nebudete mít jasno, celá vaše prezentace bude působit chaoticky.

Čeho tedy chcete svou řečí dosáhnout? Ne vždy to je jen o tom předat informace, cílem může být i to, aby vaši posluchači něco udělali – přišli na další přednášku, objednali si službu nebo výrobek. Vy sami pak budete působit na publikum úplně jinak, než když jen budete předávat informace.

Krok dva – kvalitní projektor je polovina úspěchu

Dokonale naplánovaná přednáška tkví v detailech, na které se ještě podíváme. Velkou část úspěchu za nás však vyřeší kvalitní promítací technika. Není nic horšího, než když se pár minut před začátkem události snažíte přivést k rozumu starý projektor, který se právě dnes rozhodl nespolupracovat, anebo když zjistíte, že v místě konání není projekční plátno ani tabule, a vy pak musíte promítat na zeď.

Investujte do projektoru a stojanu

Důležité je znát dokonale místo konání, vědět, jaké vybavení můžete očekávat a jaké si naopak musíte přinést sami. Pokud akci pořádáte přímo ve vaší firmě či vašich prostorách, určitě se vyplatí investovat do dobrého vybavení. Nejdůležitější je samozřejmě projektor. Ten můžete pořídit za pár tisíc, ale také klidně za několik desítek tisíc korun. Promyslete si, jak často jej budete používat, co přesně od něj očekáváte a podle toho vybírejte. Vhod vám určitě přijde i stojan na projektor, který je snadno přesunutelný díky kolečkům, výškově nastavitelný a také se dá naklápět a natáčet podle potřeby. Pokud tedy budete řečnit pokaždé v jiných prostorech, můžete vždy projektor i stojan vzít s sebou a být tak vždy připraven!

Projekční plátno – nástěnné či v podobě tabule?

Projektor máme, ale teď ještě potřebujeme naši prezentaci plnou podnětů a fotografií na něco promítnout. Na zeď zapomeňte, působí to amatérsky. Správnou volbou je jedině projekční plátno, které lze pořídit v různých rozměrech a cenových rozpětích. A jaký druh vybrat? Pokud jej pořizujete přímo do vašich prostor a neplánujete jej přemisťovat, sáhněte po nástěnném projekčním plátnu. Jestli však pořádáte semináře, přednášky a konference pokaždé jinde, anebo se vám prostě líbí možnost snadného přesunu projekčního plátna, zvolte tzv. podobu tabule. Jedná se o projekční plátno, které je umístěno na stativu.

Jaké další vychytávky nevynechat?

Každou událost značně oživí, když kromě dlouhého proslovu a promítání předchystané prezentace, budete interagovat s publikem. K tomu je ideální tzv. flipchart, což je vlastně taková tabule či stojan s bločkem, na který se dají psát poznámky, dotazy účastníky, případně kreslit grafy a obrázky pro lepší vizualizaci probíraného tématu. K oživení prezentační místnosti zase poslouží klasická nástěnka. Stačí na ni umístit fotografie, plakáty, brožurky či jiné materiály, které si mohou účastníci během přestávek prohlédnout nebo pročíst. Jestli chcete opravdu zapůsobit, poohlédněte se designové nástěnce. Podobnou službu vám udělají také prezentační stojany, do kterých můžete dát vaše katalogy, časopis a další prospekty.

Krok tři – vžijte se do účastníků akce

Rozešlete a natiskněte program

Velmi důkladně připravte program celého dne, nejen ve své hlavě, ani ve svém poznámkovém bloku, ale viditelně a pro všechny. Není nic horšího, než když přijdete jako účastník na školení či přednášku a absolutně nemáte tušení o jednotlivých tématech, přestávkách na občerstvení či konci události. Tím své posluchače otrávíte ještě před začátkem, případně hned na začátku a většina z nich bude valnou část času sledovat hodiny v místnosti a při každém ukončení věty doufat, že teď už konečně přijde přestávka. Přesný rozpis akce můžete sdílet už online formou, kdy přijde účastníkům na e-mail, anebo bude nasdílen na webu události. Určitě jej také natiskněte a vylepte na dveře či v místnosti, kde se konference či školení uskuteční. Vašim posluchačům jistě udělá radost, když si budou moci udělat poznámky přímo do Vaší prezentace, kterou elegantně svážete.

Označte místo konání

Další nepříjemností, která vás jako návštěvníka takovéto akce může potkat, je, že vlastně nevíte, kam přesně máte jít. Konference, přednášky a semináře se mohou konat na různých místech, často je to však ve velkých hotelích s přednáškovými sály, či konferenční místností, anebo ve firmě, kde jsou desítky kanceláří a dalších místností. Stejně jako přijdou vhod jmenovky na dveřích, když jdete k lékaři či na pracovní schůzku, tak je během přednášky skvělé mít na dveřích cedulku či alespoň nalepený papír s názvem události a datem i časem, kdy se koná. Elegantnějším řešením je umístění samolepicích rámečků na zeď vedle dveří.

Připravte visačky

Pokud pořádáte událost, která není zamýšlena pro širokou veřejnost, ale bude se hemžit odborníky či specialisty na dané téma, je vhodné připravit pro vystupující i účastníky visačky. Visačka na sobě může mít uvedena jména jednotlivců, specializaci či zaměstnání, případně také název firmy, kterou zastupují či další relevantní informace. Když si pak během pauzy budou chtít návštěvníci mezi sebou pohovořit, budou hned vědět s kým mají tu čest.

Občerstvení

Workshop, školení i konference může trvat pár hodin, ale i celý den. Když už zvete hosty na svou událost, myslete také na adekvátní občerstvení. Na kratší akci postačí obložené chlebíčky, jednohubky, mísa s ovocem a menší výběr dezertů. Pokud je akce půldenní či celodenní, měli byste zajistit minimálně oběd. Objednat si můžete catering, případně rezervujte na určitý čas potřebný počet mít v restauraci, která je nejblíže místu konání. Zapomínat byste neměli ani na nápoje. Slušností je poskytnout alespoň vodu a horký nápoj jako je káva a čaj.

Blíží se den D

Máte připravené poutavé téma, dokonalou prezentaci, kterou budete promítat na kvalitním projektoru, a protože jste profesionálové, máte připravené pěkné projekční plátno. Program prezentace jste nejen sepsali, ale také rozeslali všem účastníkům, navíc je k nahlédnutí i na místě konání. Každý tak ví, kdy se mluví, o jakém tématu, kdy se můžete těšit na přestávku a občerstvení, kdy bude čas na pokládání otázek a kdy konec události. Empaticky jste mysleli na své hosty, takže znají adresu místa konání a do správné místnosti je navede ukazatel či cedulka, na dveřích nebo na zdi pak nechybí ujasnění, že toto je opravdu to správné místo. Pokud je to možné, osobně každého hosta uvítejte, usaďte a předejte mu visačku se jménem. K tomu vám můžou pomoct také hostesky.
Teď už nezbývá, než vám popřát hodně štěstí a velkou spoustu perfektně uspořádaných seminářů, workshopů, přednášek, konferencí či dalších událostí, do kterých se pustíte.