Práce z domova: jak nastavit home office, aby fungoval pro zaměstnance i pro firmu

Zaměstnanec v pyžamu se povaluje na gauči s notebookem na klíně a mezi cally si hraje s dětmi nebo vaří oběd. Tento obraz přeletí před očima každému zaměstnavateli, kterého jeho podřízení požádají o home office. Není třeba se hroutit, jde to zvládnout i jinak a lépe! Co firma i zaměstnanci potřebují, je nastavit systém práce z domova, který bude fungovat pro obě strany.

Co znamená home office?

Home office se česky překládá jako práce z domova. Jde o flexibilní formu zaměstnávání, při které pracovník plní své povinnosti mimo kancelář, a to za pomoci (nejen) digitálních technologií.

Práce z domova na PC

Kancelářská práce je z domova ve většině případů zvládnutelná – ať už jde o administrativu, účetnictví, IT podporu, marketing, grafiku, zákaznický servis nebo obchod. Výhodou je, že tyto profese potřebují k základnímu fungování jen počítač, internet a správně nastavené procesy.

Práce z domova manuální

Ne vždy je práce z domu o klikání na klávesnici. Manuální práce z domu je složitější –⁠⁠⁠⁠⁠⁠ týká se spíš řemesel, rukodělné výroby nebo služeb, které lze zajišťovat mimo provozovnu (kompletace výrobků, balení zásilek, příprava a odesílání vzorků, testování produktů a podobné úkoly).

Výhody a nevýhody práce z domu

Z pohledu zaměstnavatele:

+ Úspora nákladů na kancelářské prostory
+ Vyšší spokojenost a loajalita zaměstnanců
– Nižší kontrola nad pracovní dobou a výkonností
– Nutnost investovat do vybavení a zabezpečení

Z pohledu zaměstnance:

+ Úspora času za dojíždění
+ Flexibilita
– Méně kontaktu s týmem, riziko izolace
– Nutnost mít kvalitní pracovní prostředí doma (což ne každý má)

Dovolit zaměstnancům pracovat na home office nebo ne?

Pokud lze výkon práce objektivně zajistit na dálku, zaměstnanci mají jasné měřitelné úkoly a firma disponuje potřebným IT zázemím, může být home office zajímavým benefitem.

Jak nastavit pravidla pro home office, aby z něj nebyl chaos

Pro hladký chod home office režimu je klíčové nastavení jasných pravidel, která mohou být definována vnitřním předpisem, individuální pracovní smlouvou, popř. dohodou o práci z domova.

Mezi základní prvky, které by měla firma stanovit, patří:

• Kdo má na home office nárok,
• v jakém rozsahu a za jakých podmínek je možné práci z domova vykonávat,
• jak se bude evidovat pracovní doba,
• způsob komunikace s týmem a nadřízeným,
• bezpečnost práce a ochrana dat,
• odpovědnost za technické vybavení.

Ze zkušenosti se ve firmách v souvislosti s home officem nejčastěji osvědčily tyto postupy:

1. Místo mikromanagementu se soustřeďte na výstupy, ne na to, kolik hodin, kdo sedí u počítače.
2. Hodí se nastavit pravidelné schůzky (například rychlý ranní call), aby všichni věděli, co mají na práci a mohli se případně domluvit na spolupráci.
3. Zkuste také nástroje pro sdílení úkolů, jako je Trello nebo Asana, nebo pro měření času, jako je Toggl. A nezapomeňte – home office není šikana, takže trochu důvěry a rozumný přístup dělají divy.

Pořád se perete s výsledky zaměstnanců na home officu? Nedaří se vám nastavit fungující systém? Přečtěte si více o produktivitě práce na home office a najděte řešení, které vám bude vyhovovat.

Co o home office říká zákoník práce

Český zákoník práce umožňuje práci na dálku, ale neupravuje ji detailně. Klíčová ustanovení najdeme v § 317. Důležité je, aby byly podmínky dohodnuty mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem – ideálně písemně.

Jaká témata v souvislosti s legislativou se nejčastěji řeší?

Nařízení práce z domu a nárok na home office

V mimořádných situacích (např. pandemie) může být nařízen povinný home office. Jinak však platí, že musí být práce z domova dohodou obou stran.

Náhrada nákladů na home office

Zaměstnavatel je povinen proplácet náklady, které vzniknou při výkonu práce z domova – např. na elektřinu, internet nebo opotřebení vlastního vybavení. Od roku 2023 existuje možnost paušální náhrady, která činí 4,60 Kč za každou hodinu práce z domova (částka se může měnit). Paušál ale není povinný – zaměstnavatel se musí se zaměstnancem dohodnout, že ho bude vyplácet. Bez dohody není nárok.

Stravenky na home office

Stravenky? Ano, zaměstnanec na ně má nárok, pokud splní dvě podmínky: odpracovaná směna a neexistence jiné formy stravování (např. kantýna).

Nárok na pracovní pomůcky

Podle §190 zákoníku práce je zaměstnavatel povinen poskytnout zaměstnanci pracovní prostředky a pomůcky potřebné k výkonu práce a hradit náklady spojené s jejich používáním. To platí i při práci na dálku (home office).
Zaměstnanec nemá povinnost používat své vlastní zařízení. Odpovídající technika a zázemí pro home office je nejen zákonným nárokem, ale také nutností, pokud chcete, aby vaši pracovníci byli opravdu výkonní. Co patří mezi nejčastěji pořizované předměty do domácnosti v souvislosti s prací z domova?

• Kancelářský nábytek
• Počítač nebo notebook s aktuálním operačním systémem a antivirem
• Druhý monitor, klávesnice a myš
• Sluchátka, mikrofony, webkamery
• Drobné kancelářské potřeby: Sešity, propisky, lepicí bločky, organizéry
• Tiskárna a náplně
• Ergonomické doplňky

Nezapomeňte, že výběr vhodné výbavy na home office má určitá specifika. Často se musí vejít do menšího prostoru a je tak vhodné, aby zvolené předměty byly multifunkční: například skládací stůl nebo monitor, který zvládne i domácí úkoly dětí. Zaměstnanci často pracují v prostředí, kde se střetává práce a rodinný život, proto je důležité myslet i na to, jak jim pomoci zajistit soukromí a klid na práci.

Home office je skvělý sluha, ale pokud je špatně nastavený, může být i zlý pán. Když k němu přistoupíte strategicky – s respektem k lidem i procesům – získáte spokojenější tým a efektivnější firmu.