Time management: Lekce plánování času pro začátečníky i pokročilé

24 hodin denně, 7 dní v týdnu, 52 týdnů v roce. Všichni máme k dispozici stejný čas, rozdíl je v tom, že ti úspěšní ho umí využít na maximum. Víte, co je to time management a v čem tkví jeho tajemství? V tomto článku vám poradíme, jak zkrotit svůj den od rána až do večera. Tik tak.

Co je to time management?

Začněme trochou teorie – time management je sada metod a nástrojů, které se zaměřují na organizaci času a plánování. Pomůžou vám nasměrovat pozornost k tomu, co je opravdu důležité, a naplánovat úkoly s nižší prioritou. Slibují méně zahlcení a prokrastinace, vyšší úspěšnost, více volného času a skvělý pocit na konci každého dne. Jak toho docílit?

Metoda Getting things done aneb Mít vše hotovo

Aktuálně velmi oblíbenou metodou time managementu je Getting things done (GTD). Je založená na slavné knize Davida Allena. Její hlavní princip je velmi jednoduchý – všechny úkoly, termíny a schůzky si tzv. vysypete z hlavy na papír, tedy zapíšete do seznamu. Nemusíte tak myslet na to, co všechno musíte udělat, a veškerou mentální kapacitu můžete použít na samotné splnění úkolů. I na odbavování položek na seznamu má tato metoda jasně daný princip: pokud vyřešení úkolu trvá méně než dvě minuty, měli byste ho udělat rovnou bez dalšího odkládání. Úkoly, které trvají déle, si roztřídíte do skupin a oštítkujete podle toho, jak moc jsou urgentní. Takto se vám úkoly seřadí podle priorit. A vám zbývá jediné: pustit se do práce!

Eisenhowera matice

Další zajímavý a poměrně jednoduchý systém poskytuje Eisenhowerův princip. Potřebujete k němu jen tabulku se 4 poli (viz obrázek níže). Každý svůj úkol umístíte do některého z polí, a to tak, že vyhodnotíte jeho důležitost a naléhavost. Jednotlivá pole mají předem daný přístup, který byste měli k umístěným úkolům zvolit:

• Úkoly, které jsou důležité a naléhavé: UDĚLAT JE
• Úkoly, které jsou důležité, ale ne naléhavé: NAPLÁNOVAT JE
• Úkoly, které nejsou důležité, ale jsou naléhavé: DELEGOVAT JE
• Úkoly, které nejsou důležité, ani naléhavé: SMAZAT JE

Co není na papíře, to nevím

Metody ani principy vás nezachrání, pokud nebudete mít po ruce správné pomocníky. Někomu vyhovuje starý dobrý papír, který snese čmárání, malování, škrtání i přelepování. Pokud patříte mezi tyto kreativní psavce, tvorbu to-do-listů vám ulehčí diáře, kalendáře nebo zápisníky. Jejich výběru věnujte patřičnou péči, budou vás doprovázet každým dnem a zabraňovat jakýmkoli choutkám prokrastinovat. Inspirovat se můžete v našem článku o výběru diáře.

Organizace práce je nutná jak na úrovni jednotlivce, tak na úrovni týmu nebo firmy. V takovém případě je skvělé mít nejdůležitější úkoly na očích, a to na magnetické tabuli nebo korkové nástěnce. Můžete takto vyvěsit do zasedačky nebo open spacu nejen aktuální tasky, ale také firemní vize, mise nebo dlouhodobé strategie. Zaměstnanci tak budou lépe motivovaní k plnění každodenních mravenčích činností, které pomůžou firemní poslání naplnit.

Práci za mě hlídají roboti

Moderní doba nabízí ale také jiná elegantní řešení. Online verze zápisníků je pro mnohé praktičtější, přehlednější a snazší pro zpětnou revizi. Doporučujeme vyzkoušet některou z time management aplikací, které umožňují úkoly libovolně přesouvat, mazat, rozšiřovat i odškrtávat. Jejich největší výhodou je možnost mít obsah nasdílený napříč zařízeními: telefonem, počítačem či tabletem. Skvěle se aplikace hodí pro dodržování výše zmíněné metody Getting Things Done.

Skvělé time management aplikace (vhodné pro GTD)

• Todoist
• MyLifeOrganized
• Remember the milk
• Asana
• Freelo

Teď, když máte všechny informace, měli byste udělat jediné. Zavřít tento článek, skoncovat s prokrastinací a pustit se do úkolů, které jsou důležité a naléhavé (a ideálně trvají méně než 2 minuty). A samozřejmě si pak s lehkou hlavou odškrtnout v aplikaci nebo diáři jejich splnění. Skvělý pocit, že?