Úspory v kanceláři: Jak ušetřit tisíce z firemního rozpočtu?
Energetická krize, nejistota spojená s pandemií, nárůsty cen… Důvodů, proč majitelé firem nemohou v noci dobře spát, je spousta. Každá situace ale má své řešení. Zpravidla se jedná o sérii menších i větších kroků, které pomáhají firmám šetřit, chytře investovat a plánovat. Jako odborníci na vybavení kanceláře pro vás máme pár tipů, na čem můžete uspořit v rámci bílých zdí vašeho officu.
Světlo naděje pro váš rozpočet
Kvalitní osvětlení kanceláře pomáhá zaměstnancům udržovat pozornost a efektivně pracovat po celý den. Mělo by se jednat o promyšlený systém, který většinou zahrnuje centrální osvětlení jednotlivých místností a lampičky na stolech pracovníků. Centrální osvětlení ve velkých prostorách by mělo být rozděleno do samostatně ovladatelných zón, aby svítila jen ta část, kde se daný den pracuje. Pro všechna světla volte úsporné žárovky s dlouhodobou výdrží a nízkou spotřebou
Žádná žárovka ale není tak úsporná, abyste si ji mohli dovolit nechat svítit celou noc. Taky vás překvapuje, kolik světel svítí v kancelářských budovách v deset večer? Ne vždy se jedná o workoholiky nebo průšviháře dohánějící prezentace na poslední chvíli. Spíš jsou to zapomenutá světla, která budou ozařovat prázdné prostory celou noc a pomalu vysávat peníze z firemní peněženky. Řešením může být buď automatický systém, který v určitou hodinu všechna světla vypne, nebo jmenování odpovědné osoby. Nejčastěji se jedná o vrátného nebo uklízečku, kteří v rámci své práce dostanou za úkol světla zhasínat.
Tedy skoro každé. Pokud potřebujete při práci upravovat intenzitu svícení, měnit odstíny světla podle denní doby nebo si dobíjet telefon, tato lampa vaše přání promění v realitu.
Dietní opatření pro vaši peněženku
Žádná firma nechce před svými klienty dát najevo, že musela sáhnout k úsporám. Uměním office managera je proto vymyslet takové kroky, které nebudou citelné a na první pohled zjevné. Občerstvení pro zákazníky při společných schůzkách je milou pozorností, jež pomáhá vytvořit pohodovou atmosféru. Jak na něm ale ušetřit, aniž by se kdokoli cítil ochuzen?
Na kratší schůzky nekupujte čerstvé pečivo nebo koláčky, ale využijte trvanlivé a zároveň levné občerstvení: sušenky, slané drobnosti, oříšky. Pokud chcete klienty pohostit větším jídlem, vždy volte formu rautu nebo obloženého talíře uprostřed stolu, z něhož si každý nabere jen tolik, kolik doopravdy sní. Pokud vám pravidelně občerstvení po schůzkách zbývá, zaveďte ve společné kuchyni místo, kam se bude nesnězené jídlo odkládat a odkud si ho budou moct zaměstnanci brát. Můžete k němu postavit i pokladničku s tím, že za jídlo může každý zaplatit libovolnou dobrovolnou částku.
V mnoha firmách se pořádají společné snídaně. Zde se nám osvědčil registrační systém, kdy každý, kdo chce na snídani přijít, musí dopředu potvrdit svou účast. Díky tomu lze objednat přesný počet porcí. Je totiž rozdíl, jestli kupujete snídani pro celou kancelář, nebo jen pro polovinu, protože ta druhá má dovolenou či home office.
Peníze si nevytisknete
Jak zoptimalizovat tisk a práci s papírem, aby to pozitivně pocítil váš rozpočet? V současnosti se cení, když má podnik schopnost myslet ekonomicky a je zodpovědný vůči přírodě a jejím zdrojům. To znamená v první řadě zvážit, co opravdu potřebujete tisknout. Díky digitalizaci firemní i státní sféry se velká část komunikace může odehrávat jen na internetu, o uchování dat se postarají servery a úložiště.
Pokud potřebujete tisk zachovat, hledejte cesty, jak na něm ušetřit. V prvním kroku si zrevidujte, jak jsou tiskárny u vás vytížené, a minimalizujte jejich počet. Spousta lidí v současnosti pracuje hlavně z home officu a tiskárny v kancelářích téměř nevyužívá. Tonery tak postupně vysychají, stejně jako vaše bankovní konto. Zvažte také nutnost barevného tisku, černobílý v mnoha případech dokonale postačí a ušetří potřebné kačky. Ideálním řešením je mít v kanceláři zřízené na dostupném místě tiskové centrum, kam si budou do tisku posílat své dokumenty zaměstnanci třeba z celého patra.
Šetřit se dá také na množství používaného papíru, a to díky oboustrannému tisku. Pokud potřebujete tisknout jen na jednu stranu, využívejte poté papíry jako šmíráky na poznámky.
Pokud jste větší společnost, může se vám vyplatit přehodnotit celkový systém tisku na tzv. Managed Print Service (MPS), kdy si zařízení pouze pronajímáte od profesionálů, kteří vám vypočítají současné náklady a navrhnou řešení na míru, kdy platíte pouze za vytisknuté stránky.
Jan Havlík
Honza za své dlouholeté působení ve společnosti nasbíral mnoho zkušeností nejen se sortimentem. Zajímají jej moderní technologie a ekonomie. Nejraději tráví čas ve vodě plaváním, volným potápěním, také jezdí na kole.
Každý pátek vám pošleme nové články do e-mailu
Buďte v obraze, přihlaste se k odběru novinek e-mailem a ZÍSKEJTE 10% SLEVOVÝ KUPÓN!. Nebojte, váš e-mail nikomu jinému nedáme a budeme vám posílat jen novinky z Officeo magazínu.
Začít odebírat novinky
