Tutoriály a Rady

Návštěva v kanceláři: Buďte na ni připravená!

Lucie Horáčková
6 min. čtení
3. 11. 2021
Návštěva v kanceláři: Buďte na ni připravená!

Je pondělí ráno, nevíte, kam dřív skočit, a v tom vám volá recepce ohlašující nečekanou návštěvu pro vašeho šéfa. Co udělá každá schopná asistentka? Postará se o jakoukoliv návštěvu, než si na ni šéf udělá čas. Náš článek vám napoví, jak přijmout a pohostit každou návštěvu s grácií a elegancí.
Vybrala jsem pro vás 5 nejčastějších návštěv, které se mohou objevit ve vaší firmě. Pojďme se na ně společně podívat.


1) Šéfa šéf

Návštěva nadřízeného vašeho vedoucího je vždycky zásadní. Neberte na lehkou váhu ani pouhé zdání, že člen vedení „jde pouze okolo“. To je ten moment, pro který se vyplatí přeskočit všechny pomyslné ploty, co v práci máte, abyste jako správná hospodyňka nabídla šéfovské návštěvě co možná nejlepší servis. Kvalitní zrnková káva nebo opravdu dobrý šálek čaje vytvoří správnou atmosféru pro cokoliv, co bude následovat.

2) Šéfova manželka / šéfovi potomci

Tento druh nečekané návštěvy se může ve dveřích objevovat poměrně často. Chytrá asistentka vypozoruje preference manželky i dětí a podle toho ze zásob kuchyňky nabídne vhodnou variantu občerstvení. Žena vašeho vedoucího určitě ocení například pokrájené ovoce nebo zdravější ovesné sušenky MYSLI. Potomky vašeho nadřízeného si získáte spíše slanými oříšky nebo chipsy. Nemůžete u sebe zrovna žádné najít? Oběhněte zasedačky, možná, že ještě nějaké po včerejší poradě vedení v zasedačce zůstaly.

3) Klient nebo dodavatel

Když je návštěva náhlá, tak většinou nevěstí nic dobrého. Neočekávaný host nejspíš nejde vašemu vedení blahořečit, ale právě naopak. Pravděpodobně přichází projevit nějaký druh nespokojenosti. Ať už se jedná o reklamaci nebo stížnost, hlavní bude tuto návštěvu zbavit kulminujících emocí a pokusit se ji uklidnit. Sladká chuť zpravidla ukonejší každého, a proto nabídněte návštěvě kromě kávy či vody také alespoň malou Lotus sušenku nebo čokoládu. Co dělat, když zjistíte, že vaše „sladká zásuvka“ zeje prázdnotou? Jednoduchá rada – obvolejte spřízněné kolegyně v dochozí vzdálenosti vašeho stolu a požádejte je o zápůjčku. Sladká první pomoc se v tomto případě mnohonásobně vyplatí.

Pořiďte si dobrůtkovou zásuvku

Pokud se setkáváte s tím, že se u vás ve společnosti z kuchyňky záhadně vypařují veškeré uskladněné potraviny (bez ohledu na datum spotřeby), bude lepší zavřít zásoby určené návštěvám pod zámek. Skvěle funguje například zamykací kancelářský mobilní kontejner.

 

4) Bývalý kolega nebo kolegyně na mateřské dovolené

„Měl jsem zrovna cestu kolem.“ To je věta, se kterou se zjevuje bývalý kolega ve vaší kanceláři. Občerstvení podávané této návštěvě bude samozřejmě záviset na mnoha aspektech, jako je třeba našlapaný diář vašeho nadřízeného. Pamatujte, že slušný a elegantní přístup se vždy vyplatí. Pokud tedy nechcete, aby se tyto „náhodné“ návštěvy opakovaly, nabídněte teplý či studený nápoj společně s doporučením, že s ohledem na pracovní vytížení ve vaší společnosti bude napříště lepší si schůzku sjednat předem.


Trošku jiná je situace u maminek na mateřské dovolené. Kolegyně–maminka se dost možná po skončení MD vrátí do vašich řad, a když jí během její návštěvy zajistíte dostatečný komfort pro péči o miminko a zároveň vyřízení všeho potřebného, bude si to pamatovat. Jsou to 100% kladné body připsané vám i nadřízenému, kterého vy svým přístupem reprezentujete.

Kdo je připraven, není zaskočen

Známe to všichni. Šéf si vzpomněl, že zapomněl na narozeniny či svátek, nebo chce jen některou návštěvu počastovat drobným dárkem. Na vás významně zvedá obočí a očekává, že tak říkajíc z rukávu vytáhnete vhodný dárek. Doba pandemie přitáhla naši pozornost k imunitě, a proto jistě zabodujete, když pro „strýčka příhodu“ budete mít připravený třeba balíček plný vitamínů.

5) Zahraniční partner

Hello! How are you? Návštěva zahraničního partnera bývá obvykle dobře plánovaná a především ohlášená. Pokud se tak nestalo a zahraniční partner stojí na vašem prahu, jedná se pravděpodobně o návštěvu neformálního charakteru. Pro tyto případy je dobré domluvit si s vedoucím jednoduché znamení (dvojité mrknutí, gesto rukou), které předznamená, že této návštěvě můžete nabídnout pivo. České pivo má ve světě skvělý zvuk, proto společně s dobrým jménem vaší společnosti budujete „love brand“ naší země. Budete-li chtít návštěvě podat pivo, měla byste ho mít dobře vychlazené. Minilednička ve vaší nebo šéfově kanceláři bude jediným vhodným místem, kde by se mělo pivo ve vaší společnosti, i s ohledem na atraktivitu tohoto nápoje, nacházet (výjimku tvoří samozřejmě pivovary).

Udržujte přehled

Pravidelná kontrola zásob v horizontu přibližně jednoho týdne předejde nepříjemnému překvapení z nedostatku občerstvení. Průběžně doplňovaný nákupní seznam vám pomůže udržet přehled a stane se dobrým vodítkem i pro váš zástup například po dobu vaší dovolené nebo nemoci.


Lucie Horáčková

Category Manager

Když máte na něco chuť a nevíte co si dát, zeptejte se Lucie. Je to právě Lucčina zkušenost a profesionalita, díky které dokáže připravit našim klientům skvělé akční nabídky z oblasti občerstvení nebo drogerie. Volné chvíle věnuje Lucie rodině a dětem. Ráda také vyrazí do přírody, ať už pěšky nebo na kole.

Každý pátek vám pošleme nové články do e-mailu

Buďte v obraze a ještě získejte slevu 5% na první nákup v Officeo e-shopu. Nebojte, váš e-mail nikomu jinému nedáme a budeme vám posílat jen novinky z Officeo magazínu.

Další oblíbené články